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Instrução - Compras e Licitações

Instruções para formalização de processos administrativos internos para compras, contratações de serviços e obras de engenharia


 

Inicialmente, para aquisição, contratação de serviços e obras de engenharia, para atendimento das necessidades deste Campus, devem ser observados os seguintes atos normativos:

http://www.planalto.gov.br/Ccivil_03/_Ato2007-2010/2010/Decreto/D7174.htm

 

  • Decreto nº 9.412/2018 (Atualiza os valores das modalidades de licitação de que trata o art. 23 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993:

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/decreto/D9412.htm

 

Observar ainda que todas as licitações realizadas devem conter critérios de sustentabilidade, em atendimento ao art. 3º da Lei nº 8.666/93. Assim, ao elaborar os instrumentos que nortearão as aquisições/contratações, deve ser consultado o Guia Nacional de Licitações Sustentáveis, o qual indica como devem constar os critérios de sustentabilidade, neste link http://www.agu.gov.br/page/download/index/id/38272904

 

 

COMPRAS

As compras terão o seguinte trâmite:

1)    Solicitação do objeto a ser adquirido por servidor lotado no setor requisitante através de Documento de Formalização de Demanda – DFD, com documentos em anexo, caso necessário. De preferência, o documento deve ser assinado pelo profissional que detenha capacidade profissional para descrever o objeto, e deve ser assinado pelo Diretor do Departamento no qual o servidor é lotado. O documento deve ser protocolado e encaminhado à Diretoria Geral;

2)    O Diretor Geral autoriza a cotação de preços e encaminha para a Diretoria de Administração e Planejamento para providências;

3)    A Diretoria de Administração e Planejamento recebe o processo e encaminha para a Coordenação de Compras para que seja realizada a Pesquisa de Mercado e confeccionado a Planilha de Cotação e Justificativa de preços, com base na descrição do DFD, a ser assinado pela Coordenadora de Compras e pelo servidor requisitante, para que este tome conhecimento do valor cotado e ratifique que as descrições técnicas estão de acordo com o item solicitado. Eventuais mudanças na descrição podem ser solicitadas pela Coordenação de Compras e esses pedidos de alterações constarão no processo;

4)    Concluída a Planilha de Cotação e Justificativa de preços, esta é encaminhada à Diretora de Administração e Planejamento, a qual despachará para o Diretor Geral, informando se a compra será por meio de pregão, licitação tradicional, dispensa ou inexigibilidade, e qual o instrumento a ser confeccionado pelo setor requisitante para a aquisição, e se a contratação ocorrerá pelo Sistema de Registro de Preços. No caso de pregão, será a confecção de Termo de Referência, e no caso de licitação tradicional (convite, tomada de preços e concorrência), dispensa ou inexigibilidade, será a confecção de Projeto Básico;

5)    O Diretor Geral recebe o processo e solicita do setor requisitante a confecção do documento adequado;

6)    Após a juntada do instrumento adequado, o Diretor Geral aprova o Termo de Referência/Projeto Básico, justificadamente, e emite a autorização para a aquisição do objeto, encaminhando o processo à Diretora de Administração e Planejamento;

7)    Ao chegar o processo na Diretoria de Administração e Planejamento, o mesmo será encaminhado à Coordenação de Compras, no caso de dispensa e inexigibilidade, ou à Coordenação de Licitação, no caso de licitação tradicional e pregão.

 

Observações:

  • Em todos os Documentos de Formalização de Demanda – DFD deve constar a indicação do Código CATMAT correspondente ao pedido. O código pode ser consultado neste link: http://comprasnet.gov.br/acesso.asp?url=/Livre/Catmat/Conitemmat1.asp . O Manual de Uso do CATMAT, elaborado pela Coordenação de Compras da Reitoria do IFAM, pode ser acessado neste link: http://www2.ifam.edu.br/pro-reitorias/adminitracao/daf/dam/arquivos/manual-catmat-compras.pdf
  • Caso não encontre o material/serviço solicitado, entrar em contato com a Coordenação de Licitação para providências quanto ao pedido de cadastro de novo código, encaminhando todas as descrições necessárias para o registro.
  • Os itens e quantidades devem ser justificados no documento, sendo elencados todos os dados possíveis que foram utilizados para o dimensionamento da quantidade a ser adquirida/contratada, como, por exemplo, quantidade do material utilizado nos anos anteriores, quantidade de serviços contratados nos anos anteriores, quantidade consumida de determinado produto nos anos anteriores, etc. Quando não for possível dimensionar com base em histórico anterior, estimar a quantidade com base no número de pessoas a serem atendidas, quantidade de M², per capita por aluno, etc.
  • Os pedidos devem ser relacionados, sempre que possível, ao constante no Plano de Desenvolvimento Institucional do Campus.
  • No caso de aquisições que serão pelo Sistema de Registro de Preços, antes da confecção do Termo de Referência SRP final, será cadastrada a Intenção de Registro de Preços, para fins de participação de órgãos interessados em fazer parte do processo, os quais encaminharão suas demandas, nos termos do Decreto nº 7.892/13, e estas serão parte do Termo de Referência final.

 

Modelos de Documentos:

Documento de Formalização de Demanda – DAP

Documento de Formalização de Demanda – DEPE

Modelo conforme AGU - Compras - Projeto Básico

Modelo conforme AGU - Compras - Termo de Referência

Modelo conforme AGU - Compras SRP- Termo de Referência

 

SERVIÇOS

 

As contratações de serviços (inclusive serviços de engenharia de natureza comum) observarão o disposto na Instrução Normativa nº 05, de 26/05/2017 e terão o seguinte trâmite:

1)    Elaboração do Documento de Formalização de Demanda – DFD, contendo a descrição do serviço a ser contratado, bem como com a indicação da equipe de planejamento da contratação;

2)    Elaboração dos Estudos Preliminares, instrumento que serve para análise da sua viabilidade da contratação e levantamento dos elementos essenciais que servirão para compor Termo de Referência ou Projeto Básico, de forma que melhor atenda às necessidades da Administração;

3)    No momento da elaboração dos Estudos Preliminares, será realizada a estimativa de preços, com Pesquisa de Mercado e confecção da Planilha de Cotação e Justificativa de preços. Em razão disso, o documento deve ser encaminhado para a Coordenação de Compras, para fins de base para a cotação que será realizada e que será inserida no documento pela equipe de planejamento e que a equipe ratifique que as descrições técnicas estão de acordo com o serviço solicitado.  Eventuais mudanças na descrição podem ser solicitadas pela Coordenação de Compras;

4)    Elaboração do Mapa de Risco pela equipe de planejamento;

5)    Após finalização dos documentos, estes devem ser protocolados e encaminhados à Diretoria Geral;

6)    O Diretor Geral recebe o processo e encaminha para a Diretoria de Administração e Planejamento para providências;

7)    A Diretora de Administração e Planejamento expedirá a Dotação Orçamentária, caso necessário;

8)    A Diretora de Administração e Planejamento, após consulta e análise, despachará para o Diretor Geral, informando se a contratação do serviço será por meio de pregão, licitação tradicional, dispensa ou inexigibilidade, qual o instrumento a ser confeccionado pela equipe de planejamento para a contratação, e se a contratação ocorrerá pelo Sistema de Registro de Preços. No caso de pregão, será a confecção de Termo de Referência, e no caso de licitação tradicional (convite, tomada de preços e concorrência), dispensa ou inexigibilidade, será a confecção de Projeto Básico;

9)    O Diretor Geral recebe o processo e solicita da equipe de planejamento a confecção do documento adequado;

10) Após a juntada do instrumento adequado, o Diretor Geral aprova o Termo de Referência/Projeto Básico, justificadamente, e emite a autorização para a contratação do serviço do objeto, encaminhando o processo à Diretora de Administração e Planejamento;

11) Ao chegar o processo na Diretoria de Administração e Planejamento, o mesmo será encaminhado à Coordenação de Compras, no caso de dispensa e inexigibilidade, ou à Coordenação de Licitação, no caso de licitação tradicional e pregão.

 

Observações:

  • No Documentos de Formalização de Demanda – DFD deve constar a descrição do objeto com quantidades, justificativa, a previsão de data em que serão iniciados os serviços, bem como a indicação dos membros da equipe de planejamento e, se possível, o responsável pela fiscalização;
  • A equipe de planejamento será responsável pela elaboração dos Estudos Preliminares, Mapa de Risco e Termo de Referência/Projeto Básico;
  • No caso de serviços comuns de engenharia, além da elaboração dos Estudos Preliminares e Mapa de risco, deve ser anexado ao Termo de Referência os seguintes documentos: Termo de justificativas técnicas relevantes, Caderno de Encargos e Especificações Técnicas, Planilha Estimativa de Custos e Formação de Preços, Planilha de Composição de BDI, Cronograma físico-financeiro, Projeto Executivo (se for o caso), Documentos referentes à responsabilidade técnica, conforme disposto nos modelos disponibilizados.
  • No caso de aquisições que serão pelo Sistema de Registro de Preços, antes da confecção do Termo de Referência SRP final, será cadastrada a Intenção de Registro de Preços, para fins de participação de órgãos interessados em fazer parte do processo, os quais encaminharão suas demandas, nos termos do Decreto nº 7.892/13, e estas serão parte do Termo de Referência final.
  • No caso de contratação de serviço com mão de obra exclusiva, a planilha editável de custos e formação de preços, a qual será juntada ao processo, pode ser acessada neste link: https://www.comprasgovernamentais.gov.br/images/conteudo/ArquivosCGNOR/Modelo-Planilha-para-portal-compras1.xlsx

 

 

 

Modelos de Documentos

Modelo de Documento de Formalização de Demanda - Serviços – DAP

Modelo de Documento de Formalização de Demanda - Serviços - DEPE

Modelo de Estudo Preliminar – Contratação

Modelo de Estudo Preliminar - Órgão Participante SRP

Modelo de Mapa de Risco

Modelo conforme AGU - Serviços Não continuados - Termo de Referência

Modelo conforme AGU - Serviços Não continuados SRP - Termo de Referência

Modelo conforme AGU - Serviços Não continuados - Projeto Básico

Modelo conforme AGU - Serviços Continuados sem mão de obra exclusiva - Termo de Referência

Modelo conforme AGU - Serviços Continuados sem mão de obra exclusiva SRP - Termo de Referência

Modelo conforme AGU - Serviços Continuados com mão de obra exclusiva - Termo de Referência

Modelo conforme AGU - Serviços Continuados com mão de obra exclusiva SRP - Termo de Referência

Modelo conforme AGU - Serviços Comuns de Engenharia - Termo de Referência

Modelo conforme AGU - Serviços Comuns de Engenharia SRP- Termo de Referência

Modelo conforme AGU - Serviço de Manutenção Predial - Termo de Referência

Modelo conforme AGU - Serviço de Manutenção Predial SRP - Termo de Referência

 

 

AQUISIÇÃO DE EQUIPAMENTOS QUE FAÇAM PARTE DE SOLUÇÕES DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

As aquisições de equipamentos de informática ou contratação de serviços que façam parte de soluções de Tecnologia da Informação, cujo valor seja acima de R$ 176.000,00 (cento e setenta e seis mil reais), observarão o disposto na Instrução Normativa nº 04, de 11/09/2014 e terão o seguinte trâmite:

 

1)    Elaboração do Documento de Oficialização de Demanda – DOD, contendo a descrição da aquisição do objeto ou serviço a ser contratado, bem como com a indicação da equipe de planejamento da contratação;

2)    Elaboração dos Estudos Preliminares, instrumento que serve para análise da sua viabilidade da contratação e levantamento dos elementos essenciais que servirão para compor Termo de Referência ou Projeto Básico, de forma que melhor atenda às necessidades da Administração;

3)    No momento da elaboração dos Estudos Preliminares, será realizada a estimativa de preços, com Pesquisa de Mercado e confecção da Planilha de Cotação e Justificativa de preços. Em razão disso, o documento deve ser encaminhado para a Coordenação de Compras, para fins de base para a cotação que será realizada e que será inserida no documento pela equipe de planejamento e que a equipe ratifique que as descrições técnicas estão de acordo com o item solicitado.  Eventuais mudanças na descrição podem ser solicitadas pela Coordenação de Compras;

4)    Elaboração do Análise de Risco pela equipe de planejamento;

5)    Após finalização dos documentos, estes devem ser protocolados e encaminhados à Diretoria Geral;

6)    O Diretor Geral recebe o processo e encaminha para a Diretoria de Administração e Planejamento para providências;

7)    A Diretora de Administração e Planejamento expedirá a Dotação Orçamentária, caso necessário;

8)    A Diretora de Administração e Planejamento, após consulta e análise, despachará para o Diretor Geral, informando se a contratação do serviço será por meio de pregão, licitação tradicional, dispensa ou inexigibilidade, qual o instrumento a ser confeccionado pela equipe de planejamento para a contratação, e se a contratação ocorrerá pelo Sistema de Registro de Preços. No caso de pregão, será a confecção de Termo de Referência, e no caso de licitação tradicional (convite, tomada de preços e concorrência), dispensa ou inexigibilidade, será a confecção de Projeto Básico;

9)    O Diretor Geral recebe o processo e solicita da equipe de planejamento a confecção do documento adequado;

10) Após a juntada do instrumento adequado, o Diretor Geral aprova o Termo de Referência/Projeto Básico, justificadamente, e emite a autorização para a contratação do serviço do objeto, encaminhando o processo à Diretora de Administração e Planejamento;

11) Ao chegar o processo na Diretoria de Administração e Planejamento, o mesmo será encaminhado à Coordenação de Compras, no caso de dispensa e inexigibilidade, ou à Coordenação de Licitação, no caso de licitação tradicional e pregão.

 

Observações:

 

 

Modelos de Documentos:

Modelo de Documento de Oficialização de Demanda – DOD

Modelo de Estudo Técnico Preliminar – Informática

Modelo de Análise de Risco

Modelo conforme AGU - Compras Informática - Projeto Básico

Modelo conforme AGU - Compras Informática - Termo de Referência

Modelo conforme AGU - Compras Informática SRP- Termo de Referência

Modelo conforme AGU - Serviços Informática Não continuados - Projeto Básico

Modelo conforme AGU - Serviços Informática Não continuados  SRP - Termo de Referência

Modelo conforme AGU - Serviços Informática Não continuados - Termo de Referência

 

OBRAS E SERVIÇOS DE ENGENHARIA (EXCETO SERVIÇOS DE ENGENHARIA DE NATUREZA COMUM)

 

As obras e serviços de engenharia que não tenham natureza comum terão o seguinte trâmite:

1)    Solicitação do objeto a ser adquirido por servidor lotado no setor requisitante através de Documento de Formalização de Demanda – DFD, com documentos em anexo, caso necessário. De preferência, o documento deve ser assinado pelo profissional que detenha capacidade profissional para descrever o objeto, e deve ser assinado pelo Diretor do Departamento no qual o servidor é lotado. O documento deve ser protocolado e encaminhado à Diretoria Geral;

2)    Elaboração dos Estudos Preliminares, instrumento que serve para análise da sua viabilidade da contratação e levantamento dos elementos essenciais que servirão para compor o Projeto Básico, de forma que melhor atenda às necessidades da Administração;

3)    No momento da elaboração dos Estudos Preliminares, será realizada a estimativa de preços.

4)    Elaboração dos seguintes documentos: Termo de justificativas técnicas relevantes, Caderno de Encargos e Especificações Técnicas, Planilha Estimativa de Custos e Formação de Preços, Planilha de Composição de BDI, Cronograma físico-financeiro, Projeto Executivo (se for o caso) e Documentos referentes à responsabilidade técnica (ART/RRT referentes à totalidade das peças técnicas produzidas por profissional habilitado, consoante previsão do art. 10 do Decreto n. 7983/2013);

5)    Elaboração do Projeto Básico;

6)    Após finalização de todos os documentos, estes devem ser protocolados e encaminhados à Diretoria Geral;

7)    O Diretor Geral recebe o processo e encaminha para a Diretoria de Administração e Planejamento para providências;

8)    A Diretora de Administração e Planejamento expedirá a Dotação Orçamentária;

9)    A Diretora de Administração e Planejamento, após consulta e análise, despachará para o Diretor Geral, informando se a contratação para execução de obra será por meio licitação tradicional, dispensa ou inexigibilidade, qual o instrumento a ser confeccionado pela equipe de planejamento para a contratação, e se a contratação ocorrerá pelo Sistema de Registro de Preços;

10) O Diretor Geral recebe o processo e aprova o Projeto Básico, justificadamente, e emite a autorização para a contratação do serviço, encaminhando o processo à Diretora de Administração e Planejamento;

11) Ao chegar o processo na Diretoria de Administração e Planejamento, o mesmo será encaminhado à Coordenação de Compras, no caso de dispensa e inexigibilidade, ou à Coordenação de Licitação, no caso de licitação tradicional.

 

Modelos de Documentos

Documento de Formalização de Demanda - Compras e Obras – DAP

Documento de Formalização de Demanda - Compras e Obras – DEPE

Modelo de Estudo Preliminar - Obras e Serviços de Engenharia não comuns

Modelo conforme AGU - Obras e Serviços de Engenharia - Projeto Básico