Instituto Federal do Amazonas

Em 2015, foi criada na estrutura organizacional da Pró-Reitoria de Administração, a Coordenação de Arquivo e Protocolo - CAP, por meio da Portaria n° 2.131-GR/IFAM, de 20 de julho de 2015. 

Em 2016, ocorre uma alteração na estrutura organizacional da Reitoria, e a CAP vira Coordenadoria Geral de Gestão de Documentos - CGGD, por meio da Portaria n° 1.773-GR/IFAM, de 02 de setembro de 2016, mantendo as atribuições dispostas na Portaria n° 2.131 de 2015.

Atualmente a Coordenação Geral de Gestão de Documentos - CGGD, é vinculada a Diretoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional - DPDI, conforme a Portaria n° 1.445/GR/IFAM, de 10 de agosto de 2023. 

Gestão: 2023 - Atual

Coordenadora-Geral de Gestão de Documentos:

Raquel Diniz Bandeira

Portaria nº 1.458/GR/IFAM, de 11 de agosto de 2023

Gestão: 2015 - 2023

Coordenadora-Geral de Gestão de Documentos: 

Klissiathaila D’ávila de Carvalho

Portaria nº 2.134/GR/IFAM, de 20 de julho de 2015

E-mail: arquivo.reitoria@ifam.edu.br

É fundamental que o IFAM faça uso dos instrumentos técnicos de gestão de documentos, pois o código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo são instrumentos que refletem as funções e atividades desenvolvidas pela instituição, e são utilizados para classificar, avaliar e definir a destinação final de todos os documentos, produzidos e/ou recebidos, bem como garantir o acesso às informações. Esses instrumentos permitem a identificação da relação orgânica dos documentos produzidos e a sequência das atividades realizadas pela instituição.

Para às atividades-meio, deverão ser utilizados o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos a atividades-meio do Poder Executivo Federal, aprovados pela Portaria nº 47, de 14 de fevereiro de 2020 do Arquivo Nacional.

Para às atividades finalísticas, deverão ser utilizados o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivos relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), aprovados pela Portaria nº 092, de 23 de setembro de 2011, do Arquivo Nacional. 

De acordo com a Portaria n° 2.131-GR/IFAM, de 20 de julho de 2015:

I. Promover políticas de informações arquivistas na Reitoria/IFAM;

II. Coordenar a gestão de documentos da Reitoria/IFAM;

III. Promover a racionalização da produção e do fluxo de documentos;

IV. Prestar orientação técnica aos órgãos do IFAM, na organização da documentação corrente;

V. Planejar, coordenar, acompanhar e avaliar a execução das atividades de arquivo;

VI. Elaborar normas, diretrizes e procedimentos, em consonância com o Arquivo Nacional e o Conselho Nacional de Arquivo, para a gestão de documentos, no âmbito do Instituto (ou âmbito REITORIA);

VII. Promover a transferência e recolhimento dos documentos produzidos pela instituição;

VIII. Preservar o acervo documental, em consonância com a política nacional de arquivos, tendo em vista a agilização do processo decisório e a garantia de pleno acesso aos documentos públicos;

IX. Aplicar o código de classificação e da tabela de temporalidade de documentos das unidades organizacionais de acordo com a legislação vigente, especialmente com as normas do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ;

X. Receber processos, documentos, expediente e correspondências oficiais endereçados corretamente ao órgão ou qualquer autoridade pertencente a instituição;

XI. Emitir comprovante de recebimento de documentos/processo entregues no setor;

XII. Verificar, examinar e classificar os documentos recebidos, tomando as cautelas e providências necessárias ao registro de entrada para encaminhamento à autoridade competente;

XIII. Receber e expedir malotes de correspondências mantidos entre o IFAM, Campi e demais instituições;

XIV. Distribuir internamente os processos, documentos ou correspondências, utilizando fichas para processos e livro de protocolo para correspondências

XV. Manter o perfeito controle das movimentações dos processos e documentos devendo estar sempre pronta para informar a última movimentação do documento ou processo;

XVI. Viabilizar o acesso à informação, em consonância com a Lei de Acesso a Informação;

XVII. Executar outras funções que, por sua natureza, lhe tenham sido atribuídas pela Pró-Reitoria de Administração do IFAM.

XVIII. Normatizar os procedimentos de recebimento, registro, produção, expedição, tramitação, arquivamento, avaliação, consulta, empréstimo, digitalização e certificação digital de documentos de arquivos permanente.