Controle Interno é o conjunto de atividades, planos, métodos, indicadores e procedimentos interligados, utilizado com vistas a assegurar a conformidade dos atos de gestão e a concorrer para que os objetivos e metas estabelecidos para as unidades jurisdicionadas sejam alcançados.
Nota Técnica n.° 01/2013 – AUDIN/IFAM
Sistema de Controle Interno
O Sistema de Controle Interno é um processo integrado efetuado pela direção e corpo de funcionários, e é estruturado para enfrentar os riscos e fornecer razoável segurança de que na consecução da missão da entidade os seguintes objetivos gerais serão alcançados:
- Execução ordenada, ética, econômica, eficiente e eficaz das operações;
- Cumprimento das obrigações de accountability;
- Cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis;
- Salvaguarda dos recursos para evitar perdas, mau uso e dano.
Definição de Controle Interno do Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission -COSO:
O controle interno é um processo levado a cabo pelo Conselho de Administração, Direção e outros membros da organização com o objetivo de proporcionar um grau de confiança razoável na concretização dos seguintes objetivos: Eficácia e eficiência dos recursos; Fiabilidade da informação financeira; Cumprimento das leis e normas estabelecidas.
O sistema de controle interno compreende cinco componentes inter-relacionados:
a) Ambiente de controle;
b) Avaliação de risco;
c) Procedimentos de controle;
d) Informação e comunicação; e
e) Monitoramento.
Principais conceitos e características do sistema de controle interno:
Componentes do sistema de Controle Interno | Conceitos e Características |
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Ambiente de Controle
| A base de todo o sistema de controle interno; Fornece o conjunto de regras e estrutura; Cria clima organizacional positivo para a qualidade do controle em seu conjunto; Contempla determinadas características fundamentais para o funcionamento do sistema de controle interno: - Valores éticos: normas de conduta da equipe em harmonia com o controle interno;
- Competência técnica: nível de conhecimento e habilidades para a execução eficiente das atividades, assim como um bom entendimento das responsabilidades individuais relacionadas ao controle interno;
- Perfil dos superiores, ou seja, o estilo gerencial engajado em apoio permanente ao controle interno, a independência, a competência e a liderança;
- Estrutura organizacional: definição de autoridade e responsabilidade, delegação de autoridade e obrigação de prestar contas, formas apropriadas de prestação de contas;
- Políticas e práticas de recursos humanos: processos de recrutamento, avaliação e promoção baseados em méritos; assegurar a transparência nos processos de seleção.
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Avaliação de Risco | É o processo de identificação e análise de riscos relevantes para o alcance dos objetivos da entidade; Envolve: - Identificação do risco: verificar quais são os riscos que ameaçam diretamente os objetivos-chave da organização, através da utilização de ferramentas para tal identificação, como por exemplo, promoção de uma revisão de riscos e uma autoavaliação de riscos;
Mensuração de riscos: é necessário desenvolver um enquadramento para estabelecer categorias para todos os riscos, de modo a classificar os riscos e estabelecer prioridades para a Administração agir quanto às correções; Tolerância de risco: é a quantidade de riscos que uma entidade está preparada para assumir, antes de deliberar sobre a necessidade de implementar uma ação; Desenvolvimento de respostas: após ter desenvolvido um perfil de risco, a organização pode então considerar as respostas apropriadas, dentre as quais, destacam-se quatro tipo de respostas: transferência, tolerância, tratamento ou eliminação.
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Procedimentos de Controle | Autorização: ato do agente competente que busca garantir que apenas os atos legítimos sejam processados; Comparação: é a verificação de um determinado procedimento levando-se em consideração outro já praticado anteriormente, já controlado e tido como legítimo e legal, subsidiando e robustecendo o novo ato praticado; Numeração sequencial: cuidadosa numeração sequencial das transações, garantido a ordem cronológica de ocorrência das mesmas; Controle de totais: forma de controle interno pela qual se busca aferir concomitantemente o processamento dos valores despendidos pela Administração, garantido-se a totalização segura das despesas orçamentárias legalmente previstas; Operações pendentes: é a elaboração de um rol das transações planejadas, eliminando as já efetuadas e processadas, deixando em aberto aquelas por praticar, possibilitando um efetivo controle das ações governamentais; Anotações: listas de verificações dos requisitos legais ou contratuais, datas e outras condições porventura existentes no cumprimento das obrigações administrativas pactuadas; Dupla verificação: consiste na repetição da atividade de controle, preferencialmente executado por agente diverso àquele executor da fiscalização inicial. Visa à detecção de erros ou desvios e à imediata correção dos mesmos; Segregação de tarefas: não pode haver apenas uma pessoa ou equipe que controle todas as etapas-chave de uma transação ou evento; Acesso restrito: salvaguarda de bens e valores pelos agente pública competente para tal. Supervisão: busca-se verificar o devido cumprimento das funções e deveres estabelecidos para cada agente, garantindo-se um controle hierárquico que impeça a formação de ato eivado de erros e desvios; Auditoria interna: é o serviço interno da Administração voltado à verificação e avaliação dos sistemas e procedimentos adotados, buscando minimizar os erros ou desvios cometidos na gerência da coisa pública.
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Informação e Comunicação | Informação - Condição prévia para a informação confiável e relevante sobre as transações e eventos é o registro imediato e sua classificação adequada.
- A informação relevante deve ser identificada, armazenada e comunicada de forma e em determinado prazo, que permita que os funcionários realizem o controle interno e suas outras responsabilidades;
- Os sistemas de informações produzem relatórios que contêm informação operacional, financeira, não-financeira e informação relacionada com a conformidade, e que tornam possível que as operações sejam realizadas e controladas;
- A habilidade da administração de tomar decisões apropriadas é afetada pela qualidade da informação, o que implica que essa deva ser apropriada, tempestiva, atual, precisa e acessível.
Comunicação - A comunicação eficaz deve fluir para baixo, para cima e através da organização, por todos seus componentes e pela estrutura inteira;
- Todo corpo funcional deve receber uma mensagem clara da alta administração, sobre a seriedade da responsabilidade do controle;
- É necessário não apenas que eles entendam seu próprio papel no sistema de controle interno, mas também a maneira através da qual suas atividades individuais se relacionam com o trabalho dos demais;
- Também é necessário que haja comunicação eficaz com os entes externos;
- A administração deve se manter bem informada sobre o desempenho do seu corpo técnico. Do mesmo modo, a administração deve manter seu corpo técnico bem informado, fornecer feedback e orientações, quando necessárias.
- A administração deve assegurar que existam meios adequados de se comunicar e de obter informações de entes externos.
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Monitoramento | O monitoramento é obtido através de atividades rotineiras, avaliações específicas ou a combinação de ambas; Monitoramento contínuo: - É realizado nas operações normais e de natureza contínua da entidade. Ele inclui a administração e as atividades de supervisão e outras ações que o corpo técnico executa ao cumpri com suas obrigações;
- As atividades de monitoramento contínuo abrangem cada um dos componentes de controle interno e envolvem ações contra os sistemas de controle interno irregulares, antiéticos, antieconômicos, ineficientes e ineficazes.
Avaliações específicas: - Abrangem a avaliação da eficácia do sistema de controle interno e asseguram que o controle interno alcance os resultados desejados, baseando-se em métodos e procedimentos predefinidos. As deficiências de controle interno devem ser relatadas ao nível adequado da administração.
- O monitoramento deve assegurar que os achados de auditoria e as recomendações sejam adequada e oportunamente resolvidos.
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