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Fluxograma

O fluxograma é uma representação gráfica de uma série de atividades que descrevem um processo e tem por finalidade identificar o caminho real e ideal para um produto ou serviço com o objetivo de identificar os desvios.

Vantagens do fluxograma:

  • A maioria das equipes de melhoria considera que o fluxograma é a chave para seu sucesso;
  • O fluxograma é normalmente utilizado para ajudar a definir um processo de trabalho e para auxiliar uma equipe na obtenção de um entendimento comum desse processo. Sem um fluxograma, muitas equipes consideram difícil melhorar a qualidade ou até mesmo saber por onde começar;
  • É uma ferramenta gráfica: um retrato, quadro ou desenho; sendo muito mais representativo do que centenas de palavras escritas. Permite uma visão global de todo o processo analisado. Os integrantes de cada atividade passam a ver-se como componentes do processo e não como uma atividade isolada. Passam a ver como podem influenciar ou ser influenciados pelas atividades antecedentes ou subsequentes;
  • Mostra oportunidades de aperfeiçoamento no processo, com clareza;
  • Define exatamente o pessoal envolvido nas atividades do processo, identificando muitas vezes clientes negligenciados em análises anteriores;
  • As informações sobre o processo são mais claras, permitindo explicá-lo para os elementos que não tomam parte dele;
  • Permite fixar limites com maior facilidade; 
  • O conceito básico para quem irá realizar um Mapeamento de Processos é imaginar-se como uma entrada na primeira etapa de um processo e seguir fisicamente por todas as etapas do processo até seu limite;
  • Durante a caminhada, deve-se coletar informações sobre cada passo do processo;
  • Informações úteis geralmente incluem: tempos de trabalho e de espera, tipos de atividades (operação, revisão, retrabalho, etc.), nível de “defeitos” observados e outros problemas de qualidade, volume processado, capacidade do processo, gargalos, entre outros;
  • Caminhar fisicamente pelo processo, além de proporcionar um consistente entendimento, possibilitará também identificar sugestões de melhorias preliminares e permitir o contato direto com as pessoas realmente envolvidas no processo.

Para confeccionar os fluxogramas, a Coordenação de Governança e Controle Interno solicitou à Diretoria Tecnologia de Gestão da Informação - DGTI um programa que foi o Bonita BPM, bem como a capacitação. Nessa capacitação feita com base no Guia Introdutório para Usuários do Bonita BPM, a saber:

1. Como modelar um processo;
2. Componentes do Bonita BPM;
3. Como vincular questões organizacionais a aplicativos eficientes baseados em processos;
4. Diagramação do processo;
4.1 Abra o Bonita BPM Studio e clique em New diagram;
4.2 Esboce o “percurso ideal” do processo;
4.3 Altere o tipo de tarefa no diagrama;
4.4 Compartilhe o fluxo de atividades com os diversos atores;
4.5 Acrescente percursos alternativos ao processo;
5. Mais informações úteis para modelagem de processos.

Os fluxogramas do IFAM foram feitos após a confecção do check-list pela Coordenação de Governança e Controle Interno juntamente com a Coordenação da DAF/Proad, sendo feito desta maneira:

1. identificar a ação que inicia o processo (p. ex.: preencher um formulário de solicitação);
2. detalhar as etapas do processo (p. ex.: validar uma solicitação, enviar um e‐mail, notificar um gerente, etc.) criando “tarefas” no Bonita BPM; e
3. definir o fim do processo.

Fonte: Gestão de Processos, da Escola Nacional da Administração Pública.