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Instrução - Compras e Licitações

Instruções para formalização de processos administrativos internos para compras e contratações de serviços


Inicialmente, para aquisição e contratação de serviços  para atendimento das necessidades deste IFAM Campus Presidente Figueiredo, devem ser observados os seguintes atos normativos:

 

Observar ainda que todas as licitações realizadas devem conter critérios de sustentabilidade, em atendimento ao art. 3º da Lei nº 8.666/93. Assim, ao elaborar os instrumentos que nortearão as aquisições/contratações, deve ser consultado o Guia Nacional de Licitações Sustentáveis, o qual indica como devem constar os critérios de sustentabilidade, neste link https://www.agu.gov.br/page/download/index/id/38812958

 

PLANO ANUAL DE CONTRATAÇÕES

 

Com a edição da Instrução Normativa nº 01, de 10 de janeiro de 2019, do Ministério da Economia, os pedidos de compras, serviços, obras e soluções de tecnologia da informação de toda a Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional deverão ser cadastrados no Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações - PGC, para fins de elaboração do Plano Anual de Contratações – PAC.

O PAC é sempre elaborado em ano anterior à sua vigência. Exemplo: para o PAC 2022, as demandas de contratação para o ano de 2022 devem ser elaboradas em 2021.

Somente serão adquiridos os itens e serviços necessários para o desenvolvimento das atividades do IFAM Campus Presidente Figueiredo se o pedido estiver previsto no PAC do ano vigente.

Assim, todos os servidores deste Instituto Federal do Amazonas, Campus Presidente Figueiredo que desejam adquirir itens ou contratar serviços deverão submeter as suas demandas no período compreendido de 1º de janeiro a 1º de abril do ano de elaboração do PAC, através do Sistema PGC ou através do preenchimento e envio ao Departamento de Administração e Planejamento – DAP do seguinte documento:

 

Documento de Formalização de Demanda para PAC


Segue Fluxograma do processo:

Fluxograma - Plano Anual de Compras - 1.0

 

COMPRAS

 

As compras terão o seguinte trâmite:

 

1)    Solicitação do objeto a ser adquirido por servidor lotado no setor requisitante através de Documento de Formalização de Demanda – DFD, com Estudo Técnico Preliminar – ETP  em anexo. De preferência, o documento deve ser assinado pelo profissional que detenha capacidade profissional para descrever o objeto, e deve ser assinado pelo Diretor do Departamento no qual o servidor é lotado. O documento deve ser protocolado e encaminhado à Diretoria Geral;

2)    O Diretor Geral autoriza a cotação de preços e encaminha para a Diretoria de Administração e Planejamento para providências;

3)    A Diretoria de Administração e Planejamento recebe o processo e encaminha para a Coordenação de Compras e Licitação para que seja realizada a Pesquisa de Mercado e confeccionado a Planilha de Cotação e Justificativa de preços, com base na descrição do DFD e ETP, a ser assinado pelo Coordenador de Compras e Licitação e pelo servidor requisitante, para que este tome conhecimento do valor cotado e ratifique que as descrições técnicas estão de acordo com o item solicitado. Eventuais mudanças na descrição podem ser solicitadas pela Coordenação de Compras e Licitação e esses pedidos de alterações constarão no processo;

4)    Concluída a Planilha de Cotação e Justificativa de preços, esta é encaminhada à Diretora de Administração e Planejamento, a qual despachará para o Diretor Geral, informando se a compra será por meio de pregão, licitação tradicional, dispensa ou inexigibilidade, e qual o instrumento a ser confeccionado pelo setor requisitante para a aquisição, e se a contratação ocorrerá pelo Sistema de Registro de Preços. No caso de pregão, será a confecção de Termo de Referência, e no caso de licitação tradicional (convite, tomada de preços e concorrência), dispensa ou inexigibilidade, será a confecção de Projeto Básico;

5)    O Diretor Geral recebe o processo e solicita do setor requisitante a confecção do documento adequado;

6)    Após a juntada do instrumento adequado, o Diretor Geral aprova o Termo de Referência/Projeto Básico, justificadamente, e emite a autorização para a aquisição do objeto, encaminhando o processo à Diretora de Administração e Planejamento;

7)    Ao chegar o processo na Diretoria de Administração e Planejamento, o mesmo será encaminhado à Coordenação de Compras e Licitação.


Segue Fluxograma do processo:

Fluxograma -  Pedido - Compras -1.0

 

Observações:

  • Em todos os Documentos de Formalização de Demanda – DFD deve constar a indicação do Código CATMAT correspondente ao pedido. O código pode ser consultado neste link: https://www.comprasgovernamentais.gov.br/index.php/ferramenta-de-busca-do-catalogo .  Neste link, além de acessar a plataforma de pesquisa para CATMAT/CATSER, podem ser acessados o manual do usuário e vídeo demonstrativo de uso da ferramenta.
  • Caso não encontre o material/serviço solicitado, entrar em contato com a Coordenação de Licitação para providências quanto ao pedido de cadastro de novo código, encaminhando todas as descrições necessárias para o registro.
  • Os itens e quantidades devem ser justificados no documento, sendo elencados todos os dados possíveis que foram utilizados para o dimensionamento da quantidade a ser adquirida/contratada, como, por exemplo, quantidade do material utilizado nos anos anteriores, quantidade de serviços contratados nos anos anteriores, quantidade consumida de determinado produto nos anos anteriores, etc. Quando não for possível dimensionar com base em histórico anterior, estimar a quantidade com base no número de pessoas a serem atendidas, quantidade de M², per capita por aluno, etc.
  • Os pedidos devem ser relacionados, sempre que possível, ao constante no Plano de Desenvolvimento Institucional do Campus e devem constar no Plano Anual de Contratações - PAC.
  • No caso de aquisições que serão pelo Sistema de Registro de Preços, antes da confecção do Termo de Referência SRP final, será cadastrada a Intenção de Registro de Preços, para fins de participação de órgãos interessados em fazer parte do processo, os quais encaminharão suas demandas, nos termos do Decreto nº 7.892/13, e estas serão parte do Termo de Referência final.

 

Modelos de Documentos:

Documento de Formalização de Demanda – DAP

Documento de Formalização de Demanda – DEPE

Modelo de Estudo Preliminar - Contratação

Modelo de Estudo Preliminar - Órgão Participante SRP

Modelo conforme AGU - Compras - Projeto Básico

Modelo conforme AGU - Compras - Termo de Referência

 

SERVIÇOS

 

As contratações de serviços (inclusive serviços de engenharia de natureza comum) observarão o disposto na Instrução Normativa nº 05, de 26/05/2017 e terão o seguinte trâmite:

 

1)    Elaboração do Documento de Formalização de Demanda – DFD, contendo a descrição do serviço a ser contratado, bem como com a indicação da equipe de planejamento da contratação;

2)    Elaboração dos Estudos Preliminares, instrumento que serve para análise da sua viabilidade da contratação e levantamento dos elementos essenciais que servirão para compor Termo de Referência ou Projeto Básico, de forma que melhor atenda às necessidades da Administração;

3)    No momento da elaboração dos Estudos Preliminares, será realizada a estimativa de preços, com Pesquisa de Mercado e confecção da Planilha de Cotação e Justificativa de preços. Em razão disso, o documento deve ser encaminhado para a Coordenação de Compras, para fins de base para a cotação que será realizada e que será inserida no documento pela equipe de planejamento e que a equipe ratifique que as descrições técnicas estão de acordo com o serviço solicitado.  Eventuais mudanças na descrição podem ser solicitadas pela Coordenação de Compras;

4)    Elaboração do Mapa de Risco pela equipe de planejamento;

5)    Após finalização dos documentos, estes devem ser protocolados e encaminhados à Diretoria Geral;

6)    O Diretor Geral recebe o processo e encaminha para a Diretoria de Administração e Planejamento para providências;

7)    A Diretora de Administração e Planejamento expedirá a Dotação Orçamentária, caso necessário;

8)    A Diretora de Administração e Planejamento, após consulta e análise, despachará para o Diretor Geral, informando se a contratação do serviço será por meio de pregão, licitação tradicional, dispensa ou inexigibilidade, qual o instrumento a ser confeccionado pela equipe de planejamento para a contratação, e se a contratação ocorrerá pelo Sistema de Registro de Preços. No caso de pregão, será a confecção de Termo de Referência, e no caso de licitação tradicional (convite, tomada de preços e concorrência), dispensa ou inexigibilidade, será a confecção de Projeto Básico;

9)    O Diretor Geral recebe o processo e solicita da equipe de planejamento a confecção do documento adequado;

10) Após a juntada do instrumento adequado, o Diretor Geral aprova o Termo de Referência/Projeto Básico, justificadamente, e emite a autorização para a contratação do serviço do objeto, encaminhando o processo à Diretora de Administração e Planejamento;

11) Ao chegar o processo na Diretoria de Administração e Planejamento, o mesmo será encaminhado à Coordenação de Compras e Licitação. 

 

Observações:

  • No Documentos de Formalização de Demanda – DFD deve constar a descrição do objeto com quantidades, justificativa, a previsão de data em que serão iniciados os serviços, bem como a indicação dos membros da equipe de planejamento e, se possível, o responsável pela fiscalização;
  • A equipe de planejamento será responsável pela elaboração dos Estudos Preliminares, Mapa de Risco e Termo de Referência/Projeto Básico;
  • A contratação deve estar prevista no Plano Anual de Contratações – PAC;
  • No caso de serviços comuns de engenharia, além da elaboração dos Estudos Preliminares e Mapa de risco, deve ser anexado ao Termo de Referência os seguintes documentos: Termo de justificativas técnicas relevantes, Caderno de Encargos e Especificações Técnicas, Planilha Estimativa de Custos e Formação de Preços, Planilha de Composição de BDI, Cronograma físico-financeiro, Projeto Executivo (se for o caso), Documentos referentes à responsabilidade técnica, conforme disposto nos modelos disponibilizados;
  • No caso de aquisições que serão pelo Sistema de Registro de Preços, antes da confecção do Termo de Referência SRP final, será cadastrada a Intenção de Registro de Preços, para fins de participação de órgãos interessados em fazer parte do processo, os quais encaminharão suas demandas, nos termos do Decreto nº 7.892/13, e estas serão parte do Termo de Referência final.
  • No caso de contratação de serviço com mão de obra exclusiva, a planilha editável de custos e formação de preços, a qual será juntada ao processo, pode ser acessada neste link: https://www.comprasgovernamentais.gov.br/images/conteudo/ArquivosCGNOR/Modelo-Planilha-para-portal-compras1.xlsx

 

Segue Fluxograma do processo:

Fluxograma - Contratação Serviço -1.0

 

Modelos de Documentos:

Modelo de Documento de Formalização de Demanda - Serviços - DAP

Modelo de Documento de Formalização de Demanda - Serviços – DEPE

Modelo de Estudo Preliminar - Contratação

Modelo de Estudo Preliminar - Órgão Participante SRP

Modelo de Mapa de Risco

Modelo conforme AGU - Serviços Não continuados - Termo de Referência

Modelo conforme AGU - Serviços Não continuados - Projeto Básico

Modelo conforme AGU - Serviços Continuados sem mão de obra exclusiva - Termo de Referência

Modelo conforme AGU - Serviços Continuados sem mão de obra exclusiva - Projeto Básico

Modelo conforme AGU - Serviços Continuados com mão de obra exclusiva - Termo de Referência

Modelo conforme AGU - Serviços Comuns de Engenharia - Termo de Referência

Modelo conforme AGU - Serviços Comuns de Engenharia - Projeto Básico